La présente politique de confidentialité vous informe sur les modalités dans lesquelles le SNE recueille et traite des données personnelles vous concernant lorsque vous postulez à un emploi et/ou stage au sein du SNE.

Elle n’est pas de nature contractuelle et ne crée pas d’obligation au-delà de ce qui est déjà prévu par la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

Le SNE est une association déclarée régie par la loi du 1^er juillet 1901, immatriculée au répertoire SIRENE sous le n° 784 285 066, dont le siège social est situé 115 boulevard Saint-Germain, 75006 Paris.

Soucieux du respect de votre vie privée et de la protection des informations vous concernant, nous respectons la législation en vigueur en matière de protection des données personnelles, et notamment la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite loi « Informatique et Libertés » (la « loi Informatique et Libertés ») et le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données dit règlement général sur la protection des données ou RGPD (le « RGPD »).

1. Quelles sont les données que nous traitons et comment sont-elles collectées ?

Le SNE sera amené à traiter des données relatives à votre identité (nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance, etc.) et votre vie professionnelle (CV, formation, distinctions, diplômes, etc.). Il pourrait être également amené à collecter des données sur vos références professionnelles (nom, prénom, fonction, email, téléphone de votre et/ou vos ancien(s) employeur(s), ainsi que leurs recommandations ou avis), les résultats des évaluations passées dans le cadre du processus de recrutement, les permis que vous avez obtenus, les justificatifs relatifs à vos autorisations de travail (titre de séjour, …).

 IMPORTANT :

Vous êtes donc susceptible de communiquer au SNE des données à caractère personnel concernant des tiers. Cela peut être le cas lorsque vous renseignez les coordonnées d’un ancien employeur ou encore en cas de désignation d’un tiers. 

Le traitement de ces données doit être fait dans le respect de la réglementation.

Vous devez vérifier que vous avez le droit de communiquer ces données au SNE (par exemple en ayant l’accord écrit de ces tiers) et leur communiquer les informations sur le traitement de leurs données par le SNE figurant dans la présente politique de protection des données.

Nous pouvons également collecter, stocker et utiliser des « données sensibles » qui nécessitent un niveau de protection plus élevé. Nous utiliserons des données sensibles vous concernant uniquement sur votre statut d’invalidité ou de handicap.

Nous pouvons être amenés à collecter vos données de différentes façons. Vos données peuvent nous être communiquées par vous-même lors de votre candidature sur notre site Internet et dans le cadre de nos échanges (appels téléphoniques, e-mails, entretiens, courriers, etc.) ou par le biais d’une agence de recrutement.

Nous pouvons également collecter des données auprès de tiers (nos cabinets de recrutements, vos anciens employeurs, maîtres de stage, collègues, clients, fournisseurs etc.), le cas échéant, nous veillerons à demander votre autorisation préalable avant de contacter ces tierces personnes.

Enfin, nous pouvons également collecter des données sur vous par le biais des informations publiquement accessibles sur les réseaux sociaux (et notamment : LinkedIn, Viadeo, Twitter, Facebook etc.).

2. Quelles sont les finalités et quels sont les fondements juridiques de nos traitements de données ?

En application de l’article 6 du RGPD, tout traitement de données à caractère personnel, pour être licite, doit reposer sur l’un des fondements juridiques énoncés à cet article.

Le tableau ci-après expose les différentes finalités pouvant être poursuivies lors de nos traitements de vos données et les fondements juridiques sur lesquelles repose la poursuite de chacune de ces finalités.

 

Les « données sensibles » nécessitent des niveaux de protection plus élevés. Nous devons disposer de justifications spécifiques pour collecter, stocker et utiliser ce type d’informations. Nous avons mis en place et maintenons une politique, des documents et des dispositifs de sécurité appropriés lorsque nous traitons de telles informations.

Nous utiliserons des données sensibles vous concernant uniquement sur votre statut d’invalidité ou de handicap s’il nous était nécessaire de réaliser des ajustements appropriés pendant la procédure de recrutement, par exemple pour vous permettre de réaliser des évaluations en ligne ou d’être présent aux entretiens. Ce traitement est fondé sur nos obligations légales en matière de droit du travail.

3. La collecte et le traitement de vos données sont-ils obligatoires ?

Pour candidater à un des postes proposés par le SNE, vous devez obligatoirement fournir les informations suivantes : nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone portable et votre curriculum vitae.

Ces données permettront au SNE d’évaluer votre capacité à occuper l’emploi ou le stage proposé ainsi que vos aptitudes professionnelles. Sans la fourniture de ces données obligatoires, vous ne serez pas en mesure de postuler pour un emploi ou un stage au sein du SNE. 

En outre, pour pouvoir exercer vos droits rappelés au point 5, la communication d’un justificatif d’identité pourra être également requise. La non-communication de ce justificatif peut nous empêcher de répondre à vos demandes. Cette exigence de fourniture de données revêt ici un caractère réglementaire.

4. À qui sommes-nous susceptibles de transmettre vos données ?

Nous pouvons être amenés à communiquer des données vous concernant aux personnes habilités en charge de la gestion des ressources humaines, à la Direction générale, à la Présidence, au membres du bureau du SNE, aux membres du Comité Social et Économique (CSE), à des sous-traitants réalisant des prestations pour notre compte (comptable, expert-comptable, commissaire aux comptes, prestataires informatiques, médecine du travail etc.) et notamment à des cabinets de recrutement, à certaines professions réglementées telles que des avocats, aux autorités financières, judiciaires, administratives ou agences d’État, aux organismes publics et autorités de régulation auprès desquelles le SNE peut, notamment dans le cadre d’une procédure, d’un litige, d’un contrôle et/ou d’une requête être tenue de divulguer certaines données, sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la règlementation et enfin, à nos ayants droit et successeurs éventuels.

En cas de communication de vos données à des sous-traitants, ces sous-traitants sont tenus d’une obligation de confidentialité et de sécurité, ainsi que d’autres obligations énumérées dans le RGPD. Le SNE choisit avec soin ses sous-traitants et demeure en tout état de cause responsable du traitement des données par ses sous-traitants conformément à la loi Informatique et Libertés et au RGPD.

Sous réserve de ce qui précède, nous nous engageons à ne jamais divulguer vos données à des tiers, sauf avec votre autorisation expresse ou dans des circonstances très particulières, par exemple :

• si nous sommes amenés, du fait de la loi, dans le cadre d’une procédure judiciaire, d’un litige et/ou d’une requête des autorités publiques, à divulguer vos données ;
• si nous pensons qu’à des fins de sécurité nationale, d’application de la loi ou autre motif d’intérêt général, la divulgation de vos données est nécessaire ou appropriée.

5. Quels sont vos droits ?

Vous disposez dans les conditions définies aux articles 15 et suivants du RGPD, sauf exceptions :

• du droit d’obtenir du SNE la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données personnelles ainsi qu’à plusieurs informations sur nos traitements (droit d’accès – article 15 du RGPD) ;
• du droit d’obtenir du SNE la rectification des données personnelles vous concernant qui sont inexactes (droit de rectification – article 16 du RGPD) ;
• du droit d’obtenir du SNE l’effacement de données personnelles vous concernant dans certains cas (droit d’effacement ou « à l’oubli » – article 17 du RGPD) ;
• du droit d’obtenir du SNE la limitation des traitements dans certains cas (droit à la limitation du traitement – article 18 du RGPD) ;
• du droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de nous demander de transmettre ces données à un autre responsable de traitement, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur le contrat et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés (droit à la portabilité des données – article 20 du RGPD) ;
• du droit d’obtenir à tout moment du SNE pour des raisons tenant à votre situation particulière, que nous ne procédons plus aux traitements des données personnelles vous concernant dans certains cas (droit d’opposition – article 21.1. du RGPD) ;
• du droit de s’opposer à tout moment au traitement des données personnelles vous concernant à des fins de prospection (droit d’opposition à la prospection – article 21.2. du RGPD) ;
• du droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire (droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée – article 22 du RGPD) ;
• du droit de définir, modifier et révoquer à tout moment des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre mort en application de l’article 40-1 de la loi Informatique et Libertés. Ces directives peuvent être générales ou particulières. Nous pouvons être uniquement dépositaires des directives particulières concernant les données que nous traitons, les directives générales peuvent être recueillies et conservées par un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL. Vous avez aussi le droit de désigner un tiers auquel les données vous concernant pourront être communiquées après votre mort. Vous vous engagez alors à informer ce tiers de votre démarche et du fait que des données permettant de l’identifier sans ambiguïté nous seront transmises, à lui communiquer la présente politique.

L’existence ou non de ces différents droits dépend notamment du fondement juridique du traitement concerné par la demande. Ces droits ne sont pas non plus sans limites et, dans certains cas, le SNE pourra refuser votre demande. Ainsi, dans certaines hypothèses, il se peut que nous vous répondions que votre demande ne peut pas donner lieu à une réponse positive de la part du SNE et nous vous expliquerons la raison pour laquelle nous ne pouvons y déférer.

Conformément à l’article 19 du RGPD, le SNE notifiera chaque destinataire auquel vos données personnelles auront été communiquées toute demande de rectification, d’effacement ou de limitation du traitement effectué conformément à l’article 16, à l’article 17, paragraphe 1 ou à l’article 18 du RGPD, à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. Si vous le demandez, le SNE vous fournira la liste de ces destinataires.

Sous réserve de respecter les conditions posées par la réglementation, vous pouvez exercer vos droits en écrivant au délégué à la protection des données (DPO) désigné par le SNE à l’adresse postale suivante : Syndicat national de l’édition (SNE), DPO, 115, Boulevard Saint-Germain 75006 Paris. Vous pouvez également lui adresser un message électronique : donneespersonnelles@sne.fr. En cas de doute raisonnable de notre part, nous pourrons être amenés à vous demander des informations ou documents supplémentaires afin de vérifier votre identité (notamment une copie du recto en noir et blanc de votre carte d’identité).

Aucun paiement n’est exigé pour répondre à vos demandes relatives à l’exercice des droits précités. Toutefois, conformément à l’article 12 du RGPD, lorsque les demandes d’une personne concernée sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, le SNE pourra exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications, prendre les mesures demandées ou refuser de donner suite à ces demandes.

Votre demande sera traitée au plus tard dans un délai d’un mois. Au besoin, ce délai peut toutefois être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes reçus par le SNE.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (la CNIL).

6. Combien de temps conservons-nous vos données ?

En cas d’issue négative à une candidature, si le SNE souhaite conserver son dossier, il en informera le candidat afin de lui laisser la possibilité d’en demander la destruction. Si un candidat ne demande pas la destruction de son dossier, les données sont automatiquement détruites 2 ans après le dernier contact.

Cette durée est allongée lorsque les données sont versées en archive intermédiaire, accessible par un nombre restreint de membres du personnel et uniquement en cas de réclamation, de contentieux, de demande d’accès ou à des fins de preuves du respect de ses obligations légales par le SNE pendant la durée de prescription légale applicable.

7. Existence de transferts en dehors de l’Espace Économique Européen

Vos données peuvent faire l’objet de transferts de données en dehors de l’Espace économique européen, dans la mesure où certains outils informatiques utilisés par le SNE à des fins de recrutement sont hébergés sur des serveurs localisés dans d’autres pays. Le cas échéant, le SNE veille à la mise en place de garanties appropriées pour assurer la protection de vos données :

• le cas échéant, si la Commission européenne a rendu une décision d’adéquation, reconnaissant à ce pays un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui prévu par la législation de l’Espace économique européen (EEE), vos données seront transférées sur ce fondement ;
• si le niveau de protection n’a pas été reconnu comme équivalent par la Commission européenne, nous nous appuyons soit sur une dérogation prévue par le RGPD et applicable à la situation (si le transfert en question est nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande), soit sur la mise en place d’une des garanties appropriées pour assurer la protection de vos données personnelles (clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, certification par l’organisme au Bouclier de Protection des Données (Privacy Shield) en cas de transfert vers les Etats-Unis).

Si vous souhaitez obtenir des informations sur ces garanties, veuillez adresser une demande de la manière indiquée au point 5 du présent document.

8. Qui est votre interlocuteur au SNE pour répondre à vos questions sur les données personnelles ?

Nous avons désigné un délégué à la protection des données (DPO) pour toute question relative aux traitements de vos données par le SNE. Il peut être contacté à l’adresse électronique suivante donneespersonnelles@sne.fr ou à l’adresse postale suivante : Syndicat national de l’édition (SNE), DPO, 115, Boulevard Saint-Germain 75006 Paris.